– Fuusioprosessiin osallistaminen
Organisaatiorajoja ylittävät kontaktit uusiin kollegoihin ja kanavat avoimelle keskustelulle muutoksen vaikutuksista ovat fuusiotilanteissa arvokkaita. Omaan arkeen tuleva muutos kiinnostaa ja kohtaamiset sekä keskustelu tukevat uuden organisaation syntyä. Eri organisaatioista tulevien työntekijöiden kontakteille on usein niukasti mahdollisuuksia, vaikka tutkimuksissa fuusiorajan ylittävien kontaktien on havaittu vaikuttavan positiivisesti muun muassa sitoutumiseen ja organisaatioon samaistumiseen.
Tavoitteet
Tampereen korkeakouluyhteisön muotoutumista tutkivassa tutkimushankkeessa tarpeeseen vastattiin järjestämällä tutkijoiden vetämiä työpajoja, joihin eri puolilta yliopistoa tulevat työntekijät tulivat kuulemaan tutkimushankkeen tuloksista sekä keskustelemaan muutoksesta omasta näkökulmastaan. Hanketta suunniteltaessa työpajoille asetettiin kolme tavoitetta: 1) tarjota muutosprosessia tukeva avoin kanava keskustelulle, 2) mahdollistaa muutostilanteisiin sopivien henkilöstöä osallistavien menetelmien kehittäminen ja 3) kerätä laadullista tutkimusaineistoa. Näitä tavoitteita oli tarkoitus lähteä tavoittelemaan järjestämällä jokaisen kyselykierroksen jälkeen 3-5 työpajaa.
Suunnitelmat muuttuvat
Ensimmäinen kysely toteutettiin keväällä 2019 ja ensimmäisten työpajojen oli määrä toteutua syksyllä 2019. Tampereen korkeakouluyhteisön ja tutkimushankkeen ohjausryhmän aloitteesta ensimmäiset varsinaiset henkilöstön työpajat siirrettiin kuitenkin toisen kyselykierroksen jälkeiselle keväälle 2020 ja syksyllä 2019 keskityttiin suunnittelemaan tulevien työpajojen sisältöä tutkijoiden, korkeakouluyhteisön henkilöstöhallinnon ja tutkimushankkeen ohjausryhmän yhteistyönä.
Maaliskuussa 2020 korona-virus saapui Suomeen ja työpaikat siirtyivät laajalti etätöihin. Kevään työpajoille oli jo sovittu jo ajat sekä tilat ja ilmoittautuneita osallistujiakin oli useita kymmeniä. Koronatilanteen vuoksi työpajat jouduttiin siirtämään syksylle 2020, jolloin ne onneksi pystyttiin järjestämään. Siirto sekä koronatilanne ja siihen liittyvä etätyösuositus kuitenkin pienensivät osallistujamäärää verrattuna kevään ilmoittautuneisiin. Koronatilanne rajoitti työpajojen järjestämistä vielä syksyllä 2021, jolloin päädyttiin niiden järjestämiseen etänä.
Toteutuneet työpajat
Lopulta työpajoja järjestettiin kahteen otteeseen sekä lähi- että etätilaisuuksina. Syksyllä 2020 järjestettiin 4 kasvokkain toteutettua tilaisuutta ja 1 etänä toteutettu tilaisuus. Lähityöpajat kestivät puoli päivää ja etätyöpaja kaksi tuntia. Lähityöpajoista kaksi järjestettiin Tampereen yliopiston keskustakampuksella, yksi Hervannan kampuksella ja yksi TAMKin kampuksella. Syksyllä 2021 taas järjestettiin kolme etätyöpajaa. Osallistujien odotuksia ja kokemuksia kartoitettiin ennakko- ja seurantakyselyillä.
Syksyllä 2019 työpajojen sisältöä suunniteltiin tutkijoiden, korkeakouluyhteisön henkilöstöhallinnon ja tutkimushankkeen ohjausryhmän yhteistyönä ja keskeisiksi tulevien työpajojen teemoiksi nostettiin:
- Mikä toimii ja mitä uusia mahdollisuuksia syntyy?
- Keitä olemme? Tampereen korkeakouluyhteisön identiteetti
- Arvot Tampereen korkeakouluyhteisössä
- Yhdenvertaisuus, tasalaatuisuus, saavutettavuus
Näistä osallistujien palautteen perusteella työpajoissa päädyttiin käsittelemään kahta ensimmäistä, jotka osaltaan jo heijastelivat osallistujien erilaisia näkökulmia. Keskustelut ”Mikä toimii…” –teemasta olivat hyvin käytännöllisiä ja kiinni arkisissa haasteissa, kuten prosesseissa, tietojärjestelmissä ja käytännön esimiestyössä. Identiteetti-keskustelut taas saattoivat olla hyvinkin abstrakteja ja keskittyä valtaan, strategiseen johtamiseen ja yliopiston tarkoitukseen liittyviin kysymyksiin.
Syksy 2020
Neljässä syksyn 2020 lähityöpajassa oli yhteensä 25 osallistujaa eri kampuksilta, tiedekunnista ja henkilöstöryhmistä. Keväällä ilmoittautuneita oli ollut 76 ja vielä syksylläkin 61, josta siis alle puolet lopulta osallistui. Tähän vaikutti varmasti syksyn koronavirus-tilanne etätyökäytäntöineen ja etäosallistumismahdollisuuden puute, minkä vuoksi myöhemmin syksyllä järjestettiin vielä yksi etätyöpaja, jossa oli 10 osallistujaa. Kaiken kaikkiaan osallistujamäärien vaihtelut kuitenkin vaikeuttivat työpajojen käytännön toteutusta merkittävästi.
Kaikille työpajoihin ilmoittautuneille lähetettiin ennakkokysely, jossa kysyttiin heidän odotuksiaan sekä mitä he pitävät meneillään olevan muutoksen kannalta tällä hetkellä tärkeänä, mistä teemoista he erityisesti haluaisivat keskustella ja mitä vahvuuksia ja yhteistyömahdollisuuksia he tunnistavat korkeakouluyhteisössä. Ennakkokyselyiden vastauksia käytettiin työpajojen suunnittelussa.
Jokaisen työpajan jälkeen osallistujille lähettiin vielä seurantakysely, jossa kysyttiin osallistujien kokemuksista työpajassa ja onko se vaikuttanut käsityksiin meneillään olevasta muutoksesta. Erityisesti identiteettiin liittyvät keskustelut, kokemusten jakaminen ja keskustelutilanteen yhteisöllisyys koettiin hyödyllisenä ja arvokkaana. Käytännön haasteiden ratkaisemiseen liittyviin odotuksiin työpajat eivät niinkään vastanneet.
Syksy 2021
Syksyn 2021 kolme työpajaa järjestettiin kokonaan etänä. Kaksi ensimmäistä olivat koko henkilöstölle avoimia ja niihin osallistui 20 henkeä. Lisäksi tutkimuksen visuaalista identiteettiä käsittelevän osion pohjalta järjestettiin erillinen työpaja markkinoinnille ja viestinnälle, jossa oli neljä osallistujaa. Kaikki kolme työpajaa kestivät kaksi tuntia.
Kahden ensimmäisen koko henkilöstölle avoimen työpajan osallistujille lähetettiin ennen työpajaa ennakkokysely, jossa kysyttiin heidän odotuksiaan sekä mitä he pitävät meneillään olevan muutoksen kannalta tällä hetkellä tärkeänä ja mitä vahvuuksia ja yhteistyömahdollisuuksia he tunnistavat korkeakouluyhteisössä. Ennakkokyselyiden vastauksia käytettiin työpajojen valmistelussa.
Lähteet
Gleibs, I. H., Noack, P., & Mummendey, A. (2009). We are still better than them: A longitudinal field study of ingroup favouritism during a merger. European Journal of Social Psychology, 40, 819–836. https://doi.org/10.1002/ejsp.652
Joseph, J. (2014). Managing change after the merger: The value of pre-merger ingroup identities. Journal of Organizational Change Management, 27(3), 430–448. https://doi.org/10.1108/JOCM-10-2013-0184
Terry, D. J., Carey, C. J., & Callan, V. J. (2001). Employee Adjustment to an Organizational Merger: An Intergroup Perspective. Personality and Social Psychology Bulletin, 27(3), 267–280. https://doi.org/10.1177/0146167201273001
Terry, D. J., & O’Brien, A. T. (2001). Status, Legitimacy, and Ingroup Bias in the Context of an Organizational Merger. Group Processes & Intergroup Relations, 4(3), 271–289. https://doi.org/10.1177/1368430201004003007